Meetings ohne Ende und nachher kommt so wenig dabei raus? Die häufigsten Gründe, die ich dazu höre sind:
- Aufgaben und Prioritäten wurden nicht klar verteilt, „Ich dachte, du kümmerst dich darum“.
- Mangelnde Verbindlichkeit, keiner fühlt sich verantwortlich.
- Das Meeting ging schon wieder viel zu lange und alle waren mit anderen Themen beschäftigt.
- Deadlines und Abgabefristen waren zu unkonkret.
- Niemand hat mitgeschrieben, es gab keinen Protokoll-Verantwortlichen. (→ siehe auch #teamhack Meetingrollen)
- Jemand hat ein ausführliches Protokoll von Hand mitgeschrieben und das wartet darauf, bearbeitet und verteilt zu werden.
- Es gibt keine Struktur.
- Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine wurden nicht konkretisiert und schriftlich festgehalten
Effektive Meetings haben auch ein Ergebnisprotokoll.
Statt sich jedoch mit viel Text im Protokoll abzumühen, dienen strukturierte Vorlagen und das direkte, für alle sichtbare Mitschreiben und Visualisieren während des Meetings für mehr Fokus und vor allem auch Verbindlichkeit. Also einfach die wesentlichen Besprechungspunkte kurz und knackig auf dem Flipchart oder Whiteboard mitschreiben, fotografieren und Fotoprotokoll davon anfertigen.
Während nachträglich geschriebene Protokolle oft nicht genau den Wortlaut des abgestimmten Ergebnisses widergeben, ist es sinnvoll, die während des Meetings besprochenen Inhalte direkt für alle sichtbar festzuhalten.
Was passiert im Anschluss mit dem Protokoll?
Am besten aus den Fotos ein pdf erstellen und an alle Teilnehmer weitergeben (E-Mail, interne Kommunikationstools) und/oder am passenden Ort für den gemeinsamen Zugriff (Intranet, Server, Wiki-Software…) speichern. Falls die Schrift auf den Fotos nicht so gut zu lesen ist, schreiben Sie den Inhalt mit dem PC nochmals neben das Foto.
Als Anregung habe ich drei Vorlagen für Ergebnisprotokolle für Sie erstellt. Einfach vor dem Meeting auf ein Flipchart aufmalen und los geht’s. Sie können direkt aufs Flipchart schreiben oder auch Post-its verwenden.
Ich habe Ihnen die drei Abbildungen auch etwas größer zum Ausdrucken in einem pdf-Dokument zusammengestellt.
Viel Spaß damit und viele erfolgreiche und produktive Meetings.
PS. Diese Vorlagen sind nicht perfekt. Bewusst nicht. Denn ich möchte Sie dazu animieren, sich selbst am Flipchart zu versuchen. Kein „das ist nicht schön genug“ oder “ das kann ich nicht“, sondern einfach anfangen und ausprobieren. Und mit jedem Mal wird es besser. Ich übe auch noch… 
Was sind #teamhacks?
Teamhacks sind Tipps, Ideen oder Experimente, mit denen Sie die Zusammenarbeit im Team sowie Arbeitsabläufe nachhaltig verbessern können. Die Teamhacks kommen mit einer klaren Anleitung und können innerhalb kürzester Zeit im Team eingeführt werden.
